Nye HR-løsninger skal være i øjenhøjde med virksomhedernes hverdag

Potentialet i de nye, intelligente HR-systemer rækker ofte langt ud over de udfordringer, SMV’erne sidder med hver dag. Hvis de små og mellemstore virksomheder skal kunne se sig selv i en øget digitalisering af HR-funktionen, skal en ny løsning først og fremmest effektivisere de essentielle opgaver i dagligdagen, anbefaler SAP-huset 2BM.

Danmark er rig på små og mellemstore virksomheder (SMV’er), der lige som store virksomheder har meget at vinde ved at digitalisere og effektivisere processer med IT-løsninger, der skaber sammenhæng, indsigt, effektivitet og nye strategiske muligheder.

Således kan alle i dag for eksempel se potentialet og værdien i at gøre HR-funktionen til en strategisk partner for forretningen gennem øget digitalisering, men måden dette gøres bedst på, kommer i udpræget grad an på virksomhedernes størrelse og dagligdag.

For de større virksomheder kan standardmodeller og best practice typisk ikke stå alene – her ligger konkurrencefordelen i tilpasningen til den enkelte virksomheds behov.

For SMV’erne kan en template-løsning baseret på standarder og best practise derimod være det, der skal til for at få digitaliseret og løftet nøglefunktioner, hvor de i dag bruger mange ressourcer.

”Det handler om at finde den rette balance mellem standard og tilpasning, og det handler om at forstå HR-hverdagen i SMV’erne, så de kan se sig selv i den løsning og de potentialer, vi tilbyder. Hvis et nyt, intelligent IT-system fordrer et modenhedsniveau, virksomheden ikke føler sig i nærheden af at kunne indfri, mister virksomheden i værste fald motivationen for overhovedet at øge sin digitaliseringsgrad, og der er stadig mange gevinster at hente ved at gå mere enkelt og selektivt frem,” siger Casper Nielsen, Teamlead & Project Manager i SAP-huset 2BM.

Partner for forretningen

2BM har udviklet et template-produkt med de elementer fra SAP SuccessFactors, som giver størst værdi her og nu for små og mellemstore virksomheder ved at gøre HR-opgaverne i hverdagen nemmere og hurtigere at få klaret.

Det er 2BM’s erfaring, at det især er arbejdet med HR-masterdata, der ofte er tungt og besværligt for SMV’erne.

”Data ligger ikke ét sted, men i Excel-ark, Word-filer, en Access-database eller lignende. Der er altså mange transaktionsmæssige opgaver. I to årtier har vi generelt set HR bevæge sig væk fra denne transaktionelle tilgang til mere at være en strategisk partner for forretningen, men for mange af SMV’erne kan det være en svær proces, fordi de er låst af en mangeårig praksis og ikke har de værktøjer, der skal til.”

Det betyder også, HR’s arbejdsfunktioner bliver bredere. En HR-afdeling – hvis den overhovedet tæller mere end enkelt medarbejder – skal kunne flere ting.

Lær mere om 2BM SuccessFactors Package Solution

Generalister med flere kasketter

Og generelt er SMV’er i højere grad end større virksomheder domineret af generalister. Medarbejderne – ofte også lederen – har flere kasketter på.

”Og den hat, der hedder ledelse, kan være lille. Det at få ledere til at arbejde strategisk med HR som ledelse er derfor ofte også en udfordring. Få hænder og meget administration gør også, at HR ofte bliver meget operationel. Der kan mangle strategisk retning og overblik over, hvad virksomheden kan opnå ved at digitalisere nogle af sine processer. SMV’erne kan godt have processer for eksempelvis lønregulering og engagement med mere, men det er brudstykker, der ofte ikke hænger rigtig sammen, og det er netop, når der skabes sammenhæng på tværs af HR-processerne, at værdien opstår. Når HR bliver ved med at være silobaseret, sidder HR kun i øjnene af HR-afdelingen og ikke øjnene af den forretning, der anvender processerne,” siger Casper Nielsen.

Indtastninger skal elimineres

Et HR-system, der integrerer alle relevante data på tværs af processerne, kan eliminere de dobbeltindtastninger, der stadig er dagligdag i mange SMV’er.

”Det er ikke unormalt at taste navn og adresse på en ny medarbejder fem-syv gange, fra de starter dialogen med en kandidat, til kandidaten er ansat og onboardet. Det at lave helt simple rapporteringer på performance, engagement og andre vigtige HR-KPI’er bliver en udfordring, fordi du mangler data, og det er jo vigtigt altid at være opmærksom på medarbejder-performance og have viden om, hvad du kan gøre, for at medarbejderne performer endnu bedre. Men det er svært, hvis du både mangler data og tid i hverdagen.”

Skal tilpasses SMV’ernes økonomi

Selve den økonomiske investering i nye HR-løsninger er måske den største udfordring for SMV’erne, hvis ikke IT-partneren tager højde for små og mellemstore virksomheders virkelighed.

De fleste HR-systemer i dag har en prismodel fordelt på licens og implementering.

Mens licensudgiften pr. bruger, der skal anvende løsningen, går i par uanset virksomhedens størrelse, kan omkostningen til implementering være signifikant højere pr. medarbejder i mindre virksomheder.

”Derfor har de mindre og mellemstore virksomheder ofte brug for en mere standardiseret tilgang i stedet for den mere tilpassede løsning til store virksomheder, hvor systemet designes i en række iterationer med kundens input til, hvordan slutproduktet skal se ud. Den type projekter belaster omkostningen pr. medarbejder for meget og bliver simpelthen for dyre for SMV’erne.”

Det handler om, at SMV’erne vælger en partner, der i udgangspunktet tilbyder en template-løsning og en projektmetode, som giver dem en sammenhængende løsning, hvor data bruges på tværs af processer, uden at de behøver designe løsningen selv.

”Når det fundament er skabt, er SMV’erne selvfølgelig ikke låst til template-løsningen for tid og evighed, og her skal den gode partner have en standardiseret model for at imødekomme SMV’ernes yderligere behov, samt en fornuftig og tilpasset servicemodel,” siger Casper Nielsen.

“Det handler om at finde den rette balance mellem standard og tilpasning, og det handler om at forstå HR-hverdagen i SMV’erne, så de kan se sig selv i den løsning og de potentialer, vi tilbyder. Hvis et nyt, intelligent IT-system fordrer et modenhedsniveau, virksomheden ikke føler sig i nærheden af at kunne indfri, mister virksomheden i værste fald motivationen for overhovedet at øge sin digitaliseringsgrad, og der er stadig mange gevinster at hente ved at gå mere enkelt og selektivt frem”

Artikel fra Jyllands-Posten, 9. april 2022