Hvorfor skal andre administrere vores løn?

Hvorfor skal andre administrere vores løn?

Der er mange gevinster ved at outsource lønfunktionen. Her forklarer medarbejdere fra 2BM’s Service Center, hvordan de hver dag hjælper både små og store virksomheder med at sikre korrekt løn, overholde lovkrav og få de refusioner, de har ret til.

Hver måned står virksomheder til regnskab over for deres egne medarbejdere. Når lønsedlen lander i medarbejdernes digitale postkasse, og pengene går ind på kontoen, er det regnskabets time. Har lønadministrationen fungeret, som den skal? Er løn og lønseddel korrekte?

Ofte er svaret nej, for moderne lønadministration er både kompliceret og ressourcetung og rummer mange risici for fejl og unøjagtigheder, hvis ikke man har alle de fornødne kompetencer inhouse til at køre lønnen selv.

Derfor tilbyder SAP-huset 2BM/Part of SOA People sine kunder, at de kan outsource deres lønfunktion eller dele heraf til 2BM’s Service Center. Samarbejdet kan antage mange forskellige former alt efter virksomhedernes størrelse og behov, men der er alligevel ét væsentligt fællestræk: ved at outsource lønadministrationen til 2BM får virksomhederne ikke bare en eller to konsulenter, men et helt team af specialister, til at hjælpe sig.

Den eksterne kollega

”I kraft af vores størrelse har hver konsulent et stort bagland at sparre med, hvilket ofte gør, at opgaver og udfordringer bliver løst hurtigere og mere effektivt. Derudover tager vi en masse kurser, så vi altid er opdateret og kan rådgive både vores kunder og hinanden med den nyeste viden. Det er svært i en virksomhed, hvor der måske kun sidder en eller to medarbejdere og arbejder med løn og også skal holde ferie og barsel,” siger Katrine Meier, Director of Service Center of Excellence, 2BM.

I praksis fungerer konsulenterne i 2BM’s Service Center som eksterne, betroede kolleger, der er en del af virksomheden.

”Det bedste eksempel er vel, at nogle kunder slet ikke er klar over, at de kommunikerer med en ekstern lønadministrator. Vi føler lige så stort et ansvar for deres lønfunktion, som de selv gør. Vi er ikke bare en robot, man rækker ud til, men en kollega, der vil servicere dem så meget, som vi overhovedet kan.”

Den menneskelige faktor er vigtig

Selv om 2BM’s Service Center udnytter alle mulighederne for automatisering og effektivisering i SAP’s intelligente ERP-løsninger, er det vigtigt at pointere, at løn ikke bør automatiseres uden menneskelig kontrol.

”Nogle tror, at lønkørsel kan gøres med et tryk på en knap, men der er mange ting, som der skal være styr på, før en lønkørsel er perfekt. Vi simulerer lønnen løbende for at tjekke, at tingene ser rigtige ud. Hvis noget skal rettes eller afklares, rækker vi ud til kunden eller vores egne eksperter. Løn bliver aldrig mere rigtig end de input, der bliver lagt ind,” siger Senior Consultant Marianne Rysbjerg.

Fejlkilderne er mange, og de kan have en stor effekt på lønnen. Er der indtastet det korrekte antal kilometer? Er den afholdte ferie registreret med eller uden løn?

”En indtastning kan umiddelbart virke rigtig, når virksomhedens eget system ikke reagerer, men så kan et menneskeligt øje hos os måske opfange, at noget ikke er korrekt. Det er lidt, som når stavekontrollen sørger for, at et ord er stavet rigtigt, men misser, at konteksten er forkert.”

Nye lovkrav og overenskomster

Konstante nye lovkrav og overenskomster bidrager til at komplicere lønfunktionen og HR-arbejdet i virksomheder, som derfor nyder godt af den videndeling, der konstant finder sted i 2BM’s interne erfa-grupper.

”Selv om den nye ferielov efterhånden er et par år gammel, rejser den stadig mange spørgsmål og bliver fortolket på nye måder. Snart kommer der også nye regler for barselsorlov. Vi bliver selv konstant klogere og kan rådgive kunderne om de nyeste regler og fortolkninger, som kan være svære at overskue. Der kommer også hele tiden nye overenskomster, og en virksomhed har jo ofte flere forskellige overenskomster at administrere. Dertil kommer alle lokalaftalerne, som betyder, at kunder i samme branche og med samme overenskomst har behov for forskellige lønløsninger,” forklarer Senior Consultant Christina Dybdal.

 

Statistik og lønrefusion må ikke glemmes

Ifølge Senior Consultant Lene Schack Villumsen hjælper 2BM også mange virksomheder med de lovpligtige indberetninger om løn og ansatte til Danmarks Statistik.

”Det er ofte noget, virksomhederne ikke er opmærksomme på, før der lander en besked i deres e-Boks om, at nu er der x antal dage til deadline for indrapportering. Det er vigtigt, at indberetninger om løn bliver gjort til tiden, og det hjælper vi vores kunder med.”

Det samme gælder de forskellige former for lønrefusion til unge og voksne elever.

”Det er overraskende, hvor mange virksomheder, der enten ikke er nok opmærksomme på mulighederne eller har svært ved at overskue, hvad de skal gøre. Ja, det kan være en stor opgave, men der kan også være mange penge at hente. Vi har hjulpet mange virksomheder med at få refusioner, de ellers var gået glip af.”

Flere har individuelle lønaftaler

Generelt øger det kravene til effektiv lønadministration, at ansættelser i dag er mere individbaserede end tidligere, forklarer Service Centrets chef Katrine Meier.

”Der bliver aftalt stadig flere individuelle kontrakter om bonus, ferie, barsel og goder, som den færdige løn skal afspejle. Det kan være dyrt at sætte et system op til forskellige personers krav, og ikke alt kan automatiseres, men kræver individuel behandling.”

Det er også en udbredt udfordring for virksomheders lønadministration, at der ansættes flere udenlandske medarbejdere med særlige forhold vedrørende skat, opholds- og arbejdstilladelse.

”Der er mange former for særlige aftaler og vilkår, som et system kan have svært ved at håndtere uden videre, og hvor vi rådgiver og hjælper virksomhederne, så de kan imødekomme deres medarbejdere, så de får en fleksible løsning, der fungerer i hverdagen,” fortæller Senior Consultant Anne Mette Wood.